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Atelier Technique de Nancy

Atelier "Jardins Botaniques et Associations" les 4 et 5 décembre 2003

Cet atelier était proposé par les Conservatoire et Jardins Botaniques de Nancy avec la collaboration de l'Association des Amis des Conservatoire et Jardins Botaniques de Nancy (A.JA.BO.NA.) Au cours de ce séminaire, deux sujets différents ont été abordés :
  • D’une part, nous avons tenté de démontrer toute l’importance de disposer d’une association d’amis, qui doit être bien intégrée, tout en veillant à un certain formalisme.
  • D’autre part, il fut analysé les différentes relations que les jardins botaniques entretiennent avec le monde associatif, motivées par des raisons assez diverses mais qui concourent à leur valorisation.

Pour l’une comme pour l’autre des réflexions, les différents propos échangés sont résumés dans ce compte-rendu.

1ère Partie : Les Associations d’Amis

Un premier constat

La présence des associations d’Amis dans les jardins botaniques ne semble pas être très développée. Sur les 7 établissements participant à l’atelier (Bordeaux, Montpellier, Nancy, Nanteuil-la-Forêt, Poitiers, Strasbourg et Toulouse), ils ne sont que 3 à disposer d’une véritable association d’amis (Bordeaux, Nancy et Strasbourg).

Un rôle essentiel

Sur la base de cet existant, il est fait un inventaire des diverses missions assurées par ces associations d’amis, dont la naissance peut être motivée par des raisons multiples et variées: soutenir l’institution, rassembler des personnes intéressées, parer à des problèmes administratifs, combler des lacunes, etc.

Des missions nombreuses et variées

Sans être certains de l’exhaustivité et sans volonté de hiérarchiser les missions, nous pouvons retenir les cas suivants :

  • Prise en charge des activités culturelles et éducatives (visites guidées, cercles de conférences, travaux pratiques, ateliers thématiques, cours de jardinage et de botanique…)
  • Promotion et valorisation de l’établissement (participation à des fêtes des plantes, stands dans des expositions et salons, mise en relation avec des personnalités…),
  • Aide et soutien par une action bénévole, aux différentes activités du jardin botanique (voir le point spécifique sur le bénévolat),
  • Prise de position militante en faveur des jardins botaniques, de la sauvegarde de leurs intérêts et de leurs missions,
  • Gestion de flux financiers, soit issus du fonctionnement même de l’association (vente de produits, animation payante), ou à la demande de tiers (DIREN, Conseil Général…),
  • Faciliter le fonctionnement quotidien du jardin botanique (aspects relationnels, financiers, techniques…), qui s’oppose bien souvent à la complexité administrative des établissements publics,
  • Publications et actions de "porter à connaissance", pour des publics divers (enfant, grand public, scientifique) et sous diverses formes (livres, CD Rom, guides…),
  • Recherche de fonds privés et mise en place des actions de mécénat,
  • Donation en argent ou en nature (biens d’équipement, ouvrages, végétaux,…),
  • Force de propositions dans les différents domaines qui concernent le jardin botanique (l’association assure parfois involontairement un rôle d’expert ou/et d’audit).

De plus, il a été rappelé l’importance de garder à nos associations de soutien un caractère festif et amical, de façon à satisfaire les membres, qui sont eux-mêmes des demandeurs, de plus en plus exigeants, et qui souhaitent une contre-partie de leur adhésion.

Enfin, on rappellera que la présence des associations d’amis est largement encouragée. Comme exemple, citons le Plan d’Action pour les Jardins Botaniques de l’Union européenne, qui insiste sur l’intérêt de disposer du soutien du public et sur le rôle que peuvent jouer les associations d’Amis des jardins botaniques (Objectif E5).

Des exemples à suivre

Ce qui existe dans un grand nombre de musées doit aussi consister pour nous tous un exemple à suivre, même si les motivations premières sont parfois différentes. Sur ce sujet, les participants à l’atelier ont apprécié l’intervention du Président de l’Association des Amis du Musée de l’Ecole de Nancy qui, au-delà des fondements mêmes de son association et de sa motivation, est venu nous convaincre sur plusieurs points :

  • La nécessité d’ouverture pour nos associations d’amis, qui doivent davantage communiquer (avec un public qui doit largement dépasser le cercle restreint des adhérents), se faire connaître (expositions, conférences, publications,…), se rencontrer (notion de réseaux au sein d’un territoire), et échanger leurs expériences,
  • Le professionnalisme indispensable pour engager des recherches de mécénat (adapter nos langages en fonction de l’entreprise qui est ciblée), optimiser les relations journalistiques et s’engager dans des programmes ambitieux, telles que les publications,
  • L’esprit d’indépendance, de liberté et de vérité qui doivent dicter la vie de nos associations de soutien,
  • Le côté relationnel qui doit rester la principale force d’attraction de l’association.

On notera aussi que le Code de déontologie de l’ICOM (International Council of Museums) insiste sur l’importance des associations d’amis des musées (Article 2.6), et confirme leurs rôles moteurs dans la promotion, la valorisation et la notoriété des établissements muséals.

Un cadre à préciser

Si l’intérêt de disposer d’une association d’amis n’est plus à prouver, sa naissance, son développement, puis son épanouissement, restent conditionnés par le contexte qui lui est offert.

Une relation étroite

En tout premier lieu, il nous paraît nécessaire d’insister sur les relations étroites qui doivent naître, dès le début, puis ensuite s’amplifier, entre le jardin botanique et son association d’amis. Vivre côte à côte, avec plus ou moins d’ignorance, n’est pas une situation favorable, même si nous avons vu que certaines associations (comme pour Bordeaux,…) peuvent avoir des activités qui dépassent le cadre strict du jardin botanique.

Cette complicité indispensable est encouragée pour de multiples raisons. Elle permettra:

- De limiter les conflits d’intérêt,
- De favoriser l’intégration des bénévoles,
- De valoriser l’association auprès des tutelles,
- De faciliter les relations entre les agents du jardin botanique et les membres de l’association,
- De justifier les activités de l’association,
- S’améliorer les conditions d’accueil et d’expression de l’association,
- De confirmer les motivations premières des membres, amis du jardin botanique.


Un cadre conventionnel

De plus, l’intérêt de formaliser les relations entre l’institution et son association d’amis a pu apparaître, au regard de certaines expériences douloureuses vécues (gestion de faits, conflits d’intérêt et de personnes,…). En effet, si l’objectif n’est pas de remettre en cause les principes mêmes de l’association, il semble judicieux d’établir un cadre conventionnel, lorsqu’il n’est pas tout simplement imposé par les tutelles. La mise à disposition de locaux et de moyens, l’élaboration concertée des programmes d’activité, la définition des modalités pour les dons et l’action bénévole, etc., sont quelques-unes des préoccupations partagées qui peuvent faire l’objet du conventionnement.

Réflexions complémentaires

Deux sujets particuliers ont retenu l’attention des participants: la place du bénévolat associatif au sein des institutions et l’attractivité des associations d’amis.


Le bénévolat associatif

Le soutien d’une association d’amis, a son jardin botanique (comme dans de nombreux musées), se traduit en outre par une mise à disposition d’un certain nombre de ses membres, afin d’assurer des missions bénévolement: animations scolaires, rénovation des spécimens d’herbier, gestion du fonds documentaire, entretien des collections végétales, etc.

Si les situations peuvent être extrêmement variées et sont généralement définies en concertation, elles soulignent néanmoins quelques interrogations.

D’une part, il est admis les risques en ce qui concerne l’interprétation des faits par les tutelles: une présence bénévole peut justifier le non recours aux embauches. Pour cela, il convient de ne pas donner aux bénévoles des postes clés, mais davantage de les positionner sur des missions de soutien à des services déjà existants.

D’autre part, la présence d’un bénévole doit s’accompagner de la même rigueur que l’on demande à un employé du jardin botanique (respect des engagements, horaires, règlement intérieur) et s’appuyer sur des actions de formation. En effet, on n’insistera jamais assez sur la professionnalisation du bénévolat, même si la remise en cause est parfois difficile.

De plus, des efforts particuliers doivent être menés en faveur de l’intégration des bénévoles au sein des équipes permanentes. Cela passe par de la communication interne, qui doit surtout s’appuyer sur les intérêts réciproques (éléments de motivation, apport de compétences nouvelles, mise en relation avec des personnes étrangères à l’établissement, partage d’expériences…).

Enfin, on retiendra aussi toute l’importance de valoriser le bénévolat. Pour cela, de nombreuses solutions existent, telle que l’inscription des actions réalisées dans les compte-rendus annuels, la réalisation d’événements spécifiques en faveur des bénévoles, ou encore tout simplement les contacts quotidiens entre les agents titulaires et les bénévoles, qui doivent être chaleureux et favorables à une bonne intégration de ces derniers.


L’attractivité des associations d’amis

Plusieurs fois, il a été admis qu’une des faiblesses des associations d’amis est l’âge avancé de ses membres. C’est un constat général dans le monde associatif, qui mobilise surtout des retraités. Le contexte actuel de la société, où l’on encourage l’individualisme et la politique du temps libre, n’améliore pas la situation, rend difficile l’engagement associatif et met en péril la notion du bénévolat.

Le renouveau de la vie associative passe en premier lieu par une plus grande communication. Il faut mettre fin à la confidentialité qui règne dans ce type de structure et affirmer une volonté d’ouverture. Au-delà de la promotion du jardin botanique qu’elle soutient, l’association d’amis doit savoir se vendre auprès du grand public, être attractive et accueillante.

Cette attractivité passe en outre par la qualité et l’originalité des services qu’elle va offrir à ses membres, en échange de leurs cotisations. C’est un point important qui mérite une réflexion spécifique, en veillant tout particulièrement à l’adéquation entre le type de public ciblé (catégorie socio-professionnelle, classe d’âge) et l’activité proposée.

Ainsi, si un cours de peinture sur soie ou d’art floral japonais peut motiver une certaine catégorie de membres, on peut douter qu’il motive l’adhésion d’un public étudiant.

L’intérêt actuel porté au jardinage (conseil, cours, foire aux plantes,…) constitue certainement une importante source de motivation pour l’adhésion d’un public assez jeune.

Pour rajeunir les associations d’amis, on retiendra aussi tout l’intérêt de captiver les étudiants, une démarche qui peut être facilitée lorsque le jardin botanique a une tutelle universitaire. Mais là encore, les activités à proposer devront être en phase avec leur intérêt.

On comprendra que les associations d’amis doivent faire preuve d’un esprit d’ouverture, et de créativité pour être attractives, tout en restant intégrées à la vie de leur jardin botanique, afin de mieux les valoriser et les promouvoir.

2e Partie : Les Relations avec le Monde Associatif

Un lieu d’accueil

Souvent bien intégrés localement, acteurs au sein de plusieurs réseaux de compétences, perçus comme des structures pouvant offrir une certaine stabilité, les jardins botaniques sont régulièrement sollicités par le monde associatif, à la recherche de lieux d’accueils pour assurer leurs différentes activités.

Cette sollicitation peut varier d’intensité, entre la simple mise à disposition d’une salle pour une réunion, jusqu’à l’accueil proprement dit de l’association, avec son siège social et ses moyens (archives, fonds documentaire, personnel…).

Après avoir rappelé la nécessité de ne retenir que les associations dont les missions et les objectifs se rapprochent de ceux des jardins botaniques, il fut aisé de démontrer tout l’intérêt pour les jardins botaniques d’être accueillants et offrir au monde associatif (si cela est possible) un espace de travail et d'expression.

Parmi les points positifs, on retiendra :

  • La justification des équipements (accueil du monde associatif à préciser dans les rapports d’activités),
  • La valorisation et la promotion de l’établissement,
  • Le bénéfice de la communication qui peut accompagner chaque événement associatif (affiche, dépliant, articles de presse,…),
  • L’animation du jardin (les activités associatives peuvent participer au calendrier évènementiel),
  • La démonstration de cette volonté d’ouverture sur l’extérieur et l’intégration dans le tissu local et régional,
  • La venue d’un public qui n’est pas forcément familier des jardins botaniques, mais qui peuvent ensuite en devenir des ambassadeurs (adhérents et public des associations accueillies, personnalités scientifiques et politiques invitées par les associations,…),
  • La concrétisation et le renforcement des réseaux de compétence,
  • L’affichage des jardins botaniques comme plate-forme d’accueil, d’échange et de partage dans le domaine du végétal.

La contre-partie

Une intéressante réflexion a été engagée sur les modalités à retenir en ce qui concerne la contre-partie de l’accueil du monde associatif.

Il semblerait que dans la plupart des cas, la gratuité a été retenue, surtout si l’accueil se limite à la mise à disposition de salles pour les diverses réunions (Bureau, Conseil d’Administration, Assemblée Générale, Conférences…).

Dans certains cas, il peut y avoir une refacturation (fluides, frais téléphoniques, photocopies,…), justifiée par une présence plus importante de l’association et l’utilisation des moyens du jardin botanique.

Mais le mode de relation qui semble être généralisé et qui est relativement judicieux, consiste à envisager une contre-partie sous la forme d’une prestation utile au jardin botanique. Les expériences sont nombreuses comme l’illustrent les quelques exemples suivants :

  • participation d'une association pomologique à une exposition sur le thème des fruits,
  • travaux pratiques animés par une Société d’Horticulture,
  • cercles de conférences réalisées par une association naturaliste,
  • conception d’expositions thématiques (Art floral, photographies de plantes) par des associations spécialisées,
  • aide à des travaux d’inventaires floristiques par une association de botanistes,
  • etc.

Ce type de contre-partie est d’autant plus simple à imaginer et à concrétiser que l’association partage les préoccupations des jardins botaniques.

Ce qui paraît essentiel, c’est d’inscrire cette démarche dès le début de la relation partenariale, dont la formalisation doit être encouragée.
 

La formalisation du partenariat

Une fois encore, nous insisterons sur la nécessité et l’intérêt de formaliser les relations entre les jardins botaniques et les associations qui y sont accueillies.

La convention précisera l’apport de l’une et de l’autre des parties et leurs obligations (respect du règlement intérieur, assurances…).

L’institution listera les moyens qu’elle accepte de mettre à la disposition de l’association (salle, bureau, moyens logistiques et humains,…) et selon quelles conditions (gratuité, facturation forfaitaire…).

Quant à l’association accueillie, elle définira précisément ses missions et ses objectifs et, si l’option est choisie, elle précisera la façon dont elle contribuera, en contre-partie de son hébergement, à la vie et à l’animation du jardin botanique.

Le cas particulier des associations d’amateurs collectionneurs

Les jardins botaniques sont très largement sollicités par les associations d’amateurs qui réunissent des collectionneurs dans tel ou tel domaine botanique: orchidées, plantes succulentes, plantes carnivores, fougères, iris, plantes alpines, etc.

Au-delà des points déjà abordés précédemment, s’ajoute souvent la problématique d’accès au matériel végétal. En effet, il n’est pas rare que les membres de ces associations sollicitent les jardins botaniques pour visiter leurs collections thématiques et scientifiques (en relation avec le sujet de l’association), mais aussi dans l’optique de pouvoir disposer de matériel végétal.

Il ne semble pas possible de dicter une règle de conduite unique à tenir avec les associations d’amateurs. Nous pouvons toutefois admettre les points suivants:

  • la qualité des relations est à améliorer et une confiance réciproque doit naître,
  • les contacts avec ce type d’association est une bonne occasion pour les jardins botaniques de faire de la pédagogie en ce qui concerne l’application des réglementations dans le domaine de la flore sauvage (espèces protégées légalement, C.I.T.E.S., Convention sur la Diversité Biologique,…), afin de les impliquer davantage et de les responsabiliser,
  • si des échanges de plantes sont envisagées, nous devrons toujours veiller à la traçabilité et accueillir dans nos collections que des plantes dont l’origine est connue et détenues légalement (surtout avec les associations d’amateurs d’orchidées et de plantes succulentes),
  • la visite de nos collections scientifiques par les associations d’amateurs n’est pas à encourager,
  • nous devrons nous préoccuper des justifications associées à chaque demande, car le simple fait de collectionner n’est pas une raison suffisante pour envisager un partenariat,
  • nous éviterons de répondre aux demandes individuelles, mais davantage à des sollicitations émanant de l’association (pour les échanges de graines par exemple).

 

Notre représentativité

Le dernier sujet abordé au cours de l’atelier consistait à analyser la façon dont nous répondons aux sollicitations pour participer aux diverses instances des associations (Conseil d’Administration, Conseil Scientifique, Groupe de travail,…).

Si la représentation au titre politique et institutionnel ne semble pas poser de problèmes et se trouve généralement assurée par l’équipe de direction (Conservateur, Directeur), il n’en est pas de même lorsque l’on est sollicité à titre personnel (Intuitu personae).

En effet, dans ce cas, c’est plus une personne qui est ciblée que l’institution où elle travaille.

Si cela reste compatible avec le fonctionnement interne de l’établissement et avec ses missions, il est conseillé de ne pas mettre un frein à une telle démarche. Car, accepter qu’un agent, au titre de ses connaissances (souvent en partie acquises en dehors de son temps de service), puisse être identifié et assuré une responsabilité (par exemple, membre d’un Conseil Scientifique d’un P.N.R., d’un Comité de Pilotage d’une Réserve Naturelle, expert dans un CSRPN, etc), c’est aussi en quelque sorte reconnaître les compétences du jardin botanique.

Toutefois, on devra néanmoins veiller à la pérennisation de cette représentativité, en incitant l’effacement de la personne au profit de l’institution. De plus, le partage des expériences (par le biais de comptes-rendus) sera de règle.
 

Romaric PIERREL

Conservateur

Conservatoire et Jardins Botaniques de Nancy
100, rue du jardin Botanique
54600 Villers-lès-Nancy – France
Tél. 03-83-41-47-47
Fax: 03-83-27-86-59
E-mail: romaric.pierrel@grand-nancy.org